Die E-Mail ist aus dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken.
Leute mit einem Büroarbeitsplatz können wahrscheinlich ein Lied davon singen. Jeden Morgen das E-Mail-Postfach bis zum Anschlag voll mit E-Mails, die beantwortet werden wollen.
Auch mir geht es nicht anders!
Fast täglich schreibe und beantworte ich Dutzende E-Mails.
Die Grundregeln wie Anrede am Anfang und Abschluss-Gruß am Ende kennt wohl jeder.
Einer Sache bin ich erst vor kurzem bewusst geworden, obwohl ich schon seit über 15 Jahren fast täglich E-Mails schreibe.
Was ich meine, ist der aus dem Alltag bekannte Smalltalk, der auch in E-Mails eine Rolle spielen kann.
Smalltalk auch in der E-Mail?
Was hat Smalltalk in der E-Mail zu suchen, mag sich jetzt manch einer fragen.
Wer ausschließlich im deutschsprachigen Raum E-Mails versendet und empfängt, dem ist Smalltalk in E-Mails vielleicht tatsächlich noch nie begegnet.
Wer aber auch mit Englisch-Muttersprachlern im täglichen Geschäftsleben zu tun hat, der wird es mit Sicherheit kennen.
Da in meinem geschäftlichen Alltag die E-Mail-Korrespondenz in englisch eher die Ausnahme war, ist es mir erst vor kurzem begegnet bzw. aufgefallen.
Smalltalk auch in der E-Mail.
Die verwendeten Smalltalk-Floskeln innerhalb einer E-Mail können schon mal variieren, die Position ist eigentlich immer die gleiche.
Direkt nach der Anrede folgt eine Smalltalk-Floskel der Art „I hope your are well“, die wohl die am häufigsten verwendete ist.
Klingt in meinen deutschen Ohren wie belangloses, völlig überflüssiges BlaBla, gehört aber im englischsprachigen Raum zum guten Ton.
Wer auf eine solche E-Mail antwortet, der sollte keinesfalls vergessen ebenfalls nach der Anrede eine solche Smalltalk-Floskel zu verwenden. Es ist ansonsten nicht ausgeschlossen, dass sich der Empfänger deiner E-Mail „vor den Kopf gestoßen“ fühlt. Handelt es sich um einen bekannten Geschäftspartner, könnte er/sie sich z.B. fragen, ob er/sie dich irgendwie verärgert hat.
Es wird übrigens nicht erwartet, dass man auf die Smalltalk-Floskel eingeht.
Auf „I hope your are well“ braucht man in der Antwort-E-Mail nicht mit „I am doing great“ eingehen.
Oder „I am doing not so great. My house burned down and my dog is seriously ill“.
Es ist zwar traurig, wenn dein Haus abgebrannt und dein Hund ernsthaft krank ist.
Interessiert aber leider trotzdem niemanden. Zumindest nicht im Geschäftsleben.
Alternative Smalltalk-Floskeln
Die bekannteste Smalltalk-Floskel ist wohl
„I hope you are well“
mit der viele englischsprachige E-Mails eingeleitet werden, bevor das eigentliche Thema angesprochen wird.
Wer ein wenig Abwechslung in seinen Smalltalk bringen möchte, kann auch – mehr oder weniger synonym – eine der nachfolgenden Smalltalk-Floskeln verwenden.
– I hope the day is treating you well.
– Sending you and your co-workers heartfelt/warm wishes.
– How is life in (place name)?
– I hope all is well with you.
– I hope you are having a productive day/week.
– I hope you’re happy/healthy.
– I hope you are doing well and are safe.
– Greetings to you and your colleagues from all of us at (company name)!
– I hope this email finds you well.
– I trust you’re doing great and enjoying the season.
Fazit
Während im deutschsprachigen Raum eher unbekannt, findet man in fast allen englischsprachigen E-Mails direkt nach der Anrede eine kurze Smalltalk-Floskel zur Einleitung der E-Mail.
Besonders, wenn es sich um einen bereits bekannten Geschäftspartner handelt, sollte man auf keinen Fall auf die Einleitung mit einer der Standard-Smalltalk-Floskeln verzichten.
Auch dann nicht, wenn sie dir noch so belanglos und überflüssig vorkommt.
Fehlt die Smalltalk-Floskel kann dies zu Irritationen beim E-Mail-Empfänger führen oder sogar als unhöflich empfunden werden.
Bei regelmäßiger E-Mail-Korrespondenz empfiehlt es sich die verwendete Smalltalk-Floskel von Zeit zu Zeit ein wenig zu variieren. Beispiele dafür sind im Abschnitt „Alternative Smalltalk-Floskeln“ zu finden.
Bei Einhaltung der genannten Regeln, sollte der erfolgreichen E-Mail-Korrespondenz auch mit englischsprachigen Geschäftspartnern nichts im Wege stehen.
